首页[Home]
繁体版
| English
简体中文版



 

澳洲东部时间

接团前的准备工作

澳大利亚WILLAM ANGLISS TAFE 学院 旅游系教师
澳洲网通旅行公司(Aubest Online Tours)总经理 李建朝

      导游一般上团后少则一天,多则三/四天,并且在接团当中什么事情都有可能发生,所以要想做到万无一失,接团前的准备工作就显得十分重要。有经验的导游在接团前其准备工作的步骤如下:
一,细心查看公司发来的工作任务单(JOB SHEET)

      这包括团队的行程表,团队名单,酒店餐馆景点和巴士公司的VOUCHER(VOUCHER是公司与提供服务的单位的一种结算凭证),如果有内容不符有差错或者不懂的地方,立即与公司联系以得到正确的核实。在团队的行程表中要注意几点:飞机航班号及到达时间;客人人数及领带姓名;酒店,餐馆和免税店的地址及电话号码;行程表中安排游览的景点,游览线路和游览时间;酒店CHECK - IN/CHECK - OUT的时间,就餐的时间,购物的时间;巴士公司的电话和司机的姓名;酒店是否包早餐;团队离开时的飞机的航班号,起飞时间及目的地。另外,还要特别注意此团是否有特殊的要求,比如是否有婴儿或者做轮椅的残废人士,是否有吃斋的客人,是否有VIP客人,在酒店的房间安排和参观游览方面是否有特殊要求等等。如果有特殊的要求,导游就要事先做好安排,尽量满足客人的愿望。否则要有正当的理由向客人作出合理的解释。

二, 确认(CONFIRM)

      确认是导游保证工作顺利完成的有效方法,同时也是旅行社对导游的硬性要求。在旅游旺季,旅行社的工作量非常大,很容易漏订了某一团的酒店房间或者餐馆,所以一般旅行社要求导游在旅行团到达的24小时之前,对该团的酒店,餐馆,巴士的预订和团队离开时的航班进行确认。在挂电话确认时,将自己公司的名字,团号,人数等告诉对方,同时将对方的姓名记下来以备过后核查。如果发现漏订立即同公司联系。如果该团有特殊要求也一并通知对方,请对方设法解决。由于导游的疏忽没有进行确认而造成工作事故的例子很多。记得去年有一位导游带个30人的大团,结果没有确认酒店,当客人到达酒店后发现漏订了房间,当时正值旅游旺季,市内各大酒店爆满,最后只有将客人安排到郊外的汽车酒店过夜,客人怨声四起,随后投诉了该公司。由此可见,导游在工作之中千万不能疏忽大意。

三. 检查随身携带的物品是否齐全

这些物品主要包括:

  1. 团队的行程表,团队的名单,酒店餐馆景点和巴士公司的VOUCHER。
  2. 为客人准备的市内游的地图和各种景点的介绍说明。
  3. 电话联系录,不但包括酒店餐馆景点和公司的号码,而且还要有具体负责人的手机号码,另外各大航空公司,机场问讯处,急救中心,警察局,交通事故处理部门,客人所在国驻当地的外事机构等电话号码也要有登录,以备紧急时使用。
  4. 检查手机电池是否充足,另外还要带一张电话卡和一些硬币,以备在手机无法使用的紧急情况下能够使用当地的公用电话,例如在维州的海洋公路观光区手机就无法使用。
  5. 准备一本英汉词典,信用卡和二,三百元的现金备用。
  6. 带一些急救外用药,如止血膏,绷带,防晒霜等。有一点必须说明的是严禁导游在带团期间给客人提供任何内服药物,比如止痛药片,通便灵,感冒药等,客人的身体情况比较复杂,客人感到不舒服就立即请医生诊治,导游决不可出于好心为客人盲目提供药物,这样做容易铸成大错。

四. 将旅行团行程表中安排参观游览的景点的解说材料整理成册便于携带

      有经验的老导游总是在前一天晚上将第二天带团游览的景点的全部资料复习阅读一遍,一方面进一步加强记忆,另一方面将平时收集到的有关的最新资讯补充进来,使解说更加全面,更加富有时代气息,让客人更容易理解。如果行程中有的景点导游从来没有去过,那么导游就要收集有关资料并且亲自走一趟,在时间允许的情况下,最好参加当地的旅行团以游客的身份看看其他导游是怎样解说的。不可抱有侥幸心里,因为在带团之中客人什么问题都会提出,比如游览时间多长?厕所在哪里?如果客人知道连导游都没有来过,那么客人怎么会相信导游的解说呢?

五. 收集近几天的国际国内的新闻资料,特别是客人的国家的新闻大事

      客人在异国他乡旅行,语言不通,有时特别想知道家乡的新闻,所以导游可以通过报纸,电视广播,INTERNET事先收集有关资讯,满足客人这方面的需求。当然并不是所有消息都向客人通报的,例如飞机失事,地震火灾, 车祸人死,持枪抢劫游客等让客人担心的消息还是不说为好。以免破坏了客人的情绪。另外,近几天的天气情况也要有所掌握,在带团中及时提醒客人增减衣服。

六. 导游兼司机的接团前的准备工作,除了做到以上几点要求外,还要检查汽车的运行情况

      一定要达到安全标准。其次不要忘记带上汽车保险公司的电话号码和该车的保险号码,一旦出现故障后,能够及时同保险公司的24小时的故障修车部门取得联系。还有在车上为客人准备几把雨伞和几条毛毯以备用。另外,一定要带上地图,特别是出远门,澳洲的乡村间的公路经常有封道修路,需要绕路通行的情况,如果不查地图是非常容易走错路的。兼任司机的导游应该严格遵守澳洲有关的公共交通法规,在接团前的十小时之间不能饮用任何酒类,三小时之间不能服用对大脑判断有任何影响的药物。驾驶12座位以上的巴士的司机兼导游不要忘记带上LOGBOOK以备交通部门抽查。
      总之,带团前的准备工作做得越细越好,一旦在带团之中出现意想不到的情况,就会有能力去及时地处理。

返回目录